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Gestão de Projetos

Todo o que precisas saber sobre a gestão de projetos europeus

eu project management

Imagine um projeto destinado a melhorar o transporte público por toda a Europa. Um consórcio de universidades, empresas tecnológicas e entidades científicas de diferentes países europeus se une para enfrentar este desafio específico.

Tudo começa redigindo um plano detalhado que descreve como irão aproveitar a tecnologia e abordagens inovadoras para enfrentar este desafio. Depois, este documento, documento é apesentado à Comissão Europeia e, meses depois, recebem a boa notícia: seu projeto foi aprovado e será financiado pela UE. A equipa começa então a coordenar as atividades, gerir recursos e monitorizar o progresso. Cada passo é planeado e executado cuidadosamente para alcançar os seus objetivos.

Assim são os projetos da UE: colaboração, planeamento detalhado e ações concretas que geram impactos significativos por toda a Europa. O financiamento da UE é gerido com regras rigorosas que asseguram um gasto transparente e responsável, alinhado com as prioridades políticas da UE para maximizar o impacto e benefícios. Com a experiência da Zabala Innovation na gestão de projetos europeus, pode-se navegar por este processo de maneira eficiente e bem-sucedida.

Quais são as principais etapas de um projeto europeu?

O ciclo de vida do projeto inclui 3 etapas principais: preparação da proposta, avaliação e implementação.

 

  1. 1. Preparação e apresentação da proposta: O processo inicia-se identificando convocatórias da UE que estejam alinhadas com a ideia de projeto. Formar um consórcio diversificado e com a experiência necessária é crucial para os projetos da UE. A equipe colabora numa proposta detalhada que inclui objetivos, resultados, metodologias, cronogramas e entregáveis. Uma comunicação eficaz é essencial para resolver pontos de vista conflituosos e alcançar o consenso. Finalmente, a proposta é submetida para avaliação, assegurando que todos os formulários necessários e um orçamento detalhado sejam carregados corretamente.

 

  1. 2. Avaliação: As propostas são avaliadas rigorosamente para determinar a sua viabilidade, relevância e impacto, garantindo a conformidade com os objetivos da UE. Este processo confidencial, conduzido pelo Comitê de Avaliação da Comissão Europeia e composto por revisores especializados, geralmente dura cerca de cinco meses. Dado que os fundos são limitados e as solicitações numerosas, muitos projetos valiosos podem não receber financiamento. Isso destaca a importância de alinhar rigorosamente as propostas com os requisitos da convocatória e os critérios de avaliação.

 

  1. 3. Implementação: Quando se recebe o financiamento, deve-se assinar um “Grant Agreement”, fornecer informações legais e administrativas adicionais, e, possivelmente, revenedo a a proposta conforme os comentários recebidos. A fase de implementação, crucial e exigente, requer uma monitorização constante, uma comunicação clara e uma resolução proativa de problemas. Uma equipe competente de gestão de projetos é essencial para garantir um progresso sem contratempos.

Como gerir um projeto europeu?

Gerir um projeto financiado pela UE requer planeamento detalhado, execução precisa e conformidade com regulamentos específicos para garantir o sucesso do projeto e o cumprimento das normas. A Zabala Innovation possui ampla experiência na gestão de projetos da UE, trabalhando com diversos tipos de organizações: PMEs, entidades científicas, administrações públicas e grandes empresas, em vários Programas Marco de Investigação e Inovação da UE.

Com 30 anos de trajetória, a Zabala Innovation possui sua própria metodologia para gerir projetos com eficácia. Abaixo estão os aspetos essenciais para uma gestão efetiva de projetos:

  • Organização e administração:

A gestão correta de projetos começa estabelecendo estruturas de governança claras e canais de comunicação eficientes dentro do consórcio. Isso implica configurar ferramentas de gestão, definir processos de tomada de decisão e gerir tarefas administrativas como: controle de documentos, criação de listas de contatos e organização de reuniões do consórcio. Utilizar uma plataforma sólida de gestão documental melhora a colaboração e o intercâmbio de informações entre os parceiros do projeto, garantindo documentação completa para auditorias futuras.

  • Finanças e relatórios:

A gestão financeira em projetos europeus envolve orientar os parceiros sobre questões financeiras, monitorizar o uso de recursos e preparar relatórios financeiros que cumpram as regulamentações da UE. Isto inclui supervisionar os pedidos de reembolso, enviar relatórios precisos no portal da UE e organizar revisões com os responsáveis pelo projeto da CE para uma avaliação correta. Um acompanhamento meticuloso da componente  financeira reduz riscos e assegura que os gastos estejam alinhados com os objetivos do projeto, garantindo que cada parceiro receba a totalidade da subvenção.

  • Monitorização contínua e gestão de riscos:

A monitorização contínua é vital para supervisionar o progresso do projeto em relação aos seus marcos e abordar rapidamente qualquer contratempo. Este enfoque proativo implica desenvolver planos de contingência para gerir riscos, garantindo o cumprimento de todos os requisitos de relatórios da UE e assegurando que os entregáveis do projeto mantêm altos padrões de qualidade. Avaliar regularmente o progresso facilita ajustes rápidos, melhorando a eficiência do projeto e seu sucesso geral.

  • Gestão de dados e contratos:

A administração de dados do projeto envolve a elaboração de planos específicos de gestão de dados e garantir o cumprimento dos Acordos de Subvenção da CE e outros contratos. Isso inclui estabelecer e gerir contratos de projeto como Acordos de Confidencialidade (NDAs) e Acordos de Consórcio, permitindo modificações contratuais conforme necessário para se adequarem a mudanças nas condições ou situações dos parceiros.

Zabala Innovation, seu gestor de projetos financiados pela UE

A gestão efetiva de projetos financiados pela UE é fundamental para alcançar os objetivos de investigação e inovação em conformidade com os quadros regulamentares. Na Zabala Innovation, somos especializados em coordenar, monitorizar, comunicar e garantir o cumprimento em todas as fases do projeto. Desde 2014, apoiamos a gestão de mais de 500 projetos europeus, simplificando operações e reduzindo a carga administrativa para que os parceiros se possam focar em suas tarefas e na investigação.

Utilizamos ferramentas colaborativas para gerir e avaliar projetos, proporcionando transparência no acompanhamento do progresso e facilitando decisões informadas e ajustes conforme necessário.

O nosso objetivo conjunto vai além do cumprimento; aspiramos a superar os objetivos do projeto. Mitigamos riscos e otimizamos resultados, assegurando que os esforços feitos na investigação se traduzam em realizações.

O que é um projeto europeu?

A União Europeia (UE) destina fundos para diversos projetos destinados a promover a colaboração, inovação e desenvolvimento. Um exemplo proeminente é o Horizonte Europa, o ambicioso programa-quadro de investigação e inovação da UE para 2021-2027, com um orçamento de 100 bilhões de euros em subsídios. Outros programas incluem LIFE, Innovation Fund, EDF, Interreg e CEF, entre outros. Essas iniciativas desempenham um papel fundamental no avanço dos objetivos da UE em setores como energia, saúde, indústria e meio ambiente.

Os projetos financiados pela UE são iniciativas colaborativas que envolvem organizações dos Estados membros da UE ou países associados. Estes projetos são organizados em consórcios, liderados por um coordenador de projeto designado. Financiados pela Comissão Europeia, estas iniciativas permitem que as organizações colaborem intensamente ao longo de vários anos, alcançando avanços significativos nos seus respetivos campos.