O que é o ‘grant agreement’ em projetos europeus?

Participar num projeto financiado pela União Europeia (UE) exige uma compreensão detalhada do grant agreement ou acordo de subvenção, o documento que define o quadro e as condições para a execução do projeto. Neste artigo, exploraremos em profundidade o grant agreement, oferecendo informações-chave para o gerir adequadamente, assegurando assim que há uma boa preparação para uma execução bem-sucedida do projeto.

O que é o ‘grant agreement’?

O grant agreement ou acordo de subvenção é um contrato formal entre o consórcio do projeto e a entidade financiadora, como a Comissão Europeia. Este contrato define os termos e condições da subvenção recebida, incluindo:

• o trabalho que o consórcio se comprometes a realiza, com base na proposta inicial;
• a duração do projeto;
• o orçamento;
• a contribuição financeira da UE;
• os direitos e obrigações de todos os participantes no projeto, como os beneficiários, as suas entidades afiliadas, parceiros associados, terceiros que fornecem contribuições em espécie, subcontratantes e destinatários de apoio financeiro a terceiros.

Uma vez que a proposta seja aprovada para financiamento da UE, é necessário assinar o grant agreement dentro dos três meses seguintes ao início da fase de preparação da subvenção. A cada projeto é atribuído um responsável (officer) da Comissão Europeia, por exemplo, da Agência Executiva do Clima, Infraestrutura e Meio Ambiente (CINEA) ou da Agência Executiva de Saúde e Digital (HaDEA). Este responsável irá ajudar-te durante a implementação do projeto, enquanto o coordenador do projeto será o teu contacto principal.

Preparação do ‘grant agreement’

Uma vez que o teu projeto passe a fase de avaliação, a Comissão Europeia irá convidar-te a iniciar a preparação do Grant Agreement. Esta etapa é fundamental para definir e acordar todos os aspetos do projeto.

Os parceiros do projeto devem apresentar uma descrição completa e detalhada, ajustando o plano para cumprir as expectativas da entidade financiadora. O coordenador do projeto e a entidade financiadora podem negociar e fazer os ajustes necessários.

Além disso, deve ser elaborado um orçamento detalhado, que inclua uma discriminação dos custos e justificações. Os parceiros também devem apresentar os documentos legais e administrativos necessários para confirmar que cumprem a legislação europeia.

Raquel Maeztu, líder do serviço de Gestão de Projetos Europeus na Zabala Innovation, destaca a importância desta fase: “A fase de preparação do Grant Agreement é essencial para a correta implementação do projeto. Além de resolver as dúvidas levantadas pelos avaliadores sobre aspetos técnicos, os beneficiários podem rever os seus orçamentos para garantir que cumprem as condições de elegibilidade dos custos e as práticas habituais.”

Quem assina o ‘grant agreement’?

O grant agreement é assinado pela Comissão Europeia e pelo coordenador do projeto. Os outros beneficiários não assinam o acordo diretamente, mas aderem a ele por meio de formulários de adesão. As entidades afiliadas e os parceiros associados também não assinam nem se tornam partes formais do acordo.

A assinatura do Grant Agreement começa com a Comissão Europeia a enviar notificações ao coordenador do projeto sobre os passos necessários para a preparação da subvenção. Cada beneficiário deve apresentar uma declaração de honra antes que o acordo possa ser assinado. Uma vez completados todos os passos preliminares, a Comissão Europeia sela digitalmente o grant agreement para garantir a sua integridade. O coordenador do projeto, ou solicitante único, assina o acordo eletronicamente. Depois, a Comissão Europeia ou a agência relevante assina-o eletronicamente, tornando a subvenção efetiva. Finalmente, cada beneficiário deve assinar eletronicamente os formulários de adesão para finalizar a sua participação no projeto.

Qual é a diferença entre o ‘grant agreement’ e o ‘consortium agreement’?

O grant agreement é um contrato entre os beneficiários e a Comissão Europeia que estabelece os direitos e obrigações relacionados com o projeto. Este acordo define as regras principais a serem seguidas durante a execução do projeto.

Por outro lado, o consortium agreement regula as relações internas entre os beneficiários do projeto. Este acordo cobre aspetos como a estrutura de gestão, os processos de tomada de decisão, a distribuição do orçamento e a gestão dos pagamentos da UE. Também estabelece como lidar com a responsabilidade compartilhada, a resolução de conflitos, a admissão de novos participantes e a gestão dos Direitos de Propriedade Intelectual.

É importante notar que, em caso de conflito, as disposições do grant agreement prevalecerão sobre as do consortium agreement.

Modificações do ‘grant agreement’

Por vezes, pode ser necessário modificar o grant agreement para garantir a correta implementação do projeto. Antes de solicitar qualquer modificação, recomenda-se debater as alterações com o responsável do teu projeto por parte da Comissão Europeia para assegurar um correto manuseamento dos fundos. Se se decidir avançar, o Coordenador do Projeto deve apresentar o pedido através do serviço de gestão de subvenções no portal de financiamento e licitações. Tanto o coordenador como a agência responsável devem assinar eletronicamente a modificação.

Compreender a fundo o grant agreement e manter uma comunicação clara com a Comissão Europeia são essenciais para gerir com sucesso os projetos europeus. Isto estabelecerá uma base sólida para alcançar resultados bem-sucedidos.

Se precisares de assistência na preparação do grant agreement, modificações ou qualquer outro aspeto relacionado com a gestão de projetos europeus, não hesites em contactar-nos. A nossa equipa especializada em Gestão de Projetos Europeus está pronta para ajudar.