A Comissão Europeia financiou o meu projeto: quais são os próximos passos?

Gerir um projeto financiado pela União Europeia pode ser complexo, mas um planeamento cuidadoso e seguir as diretrizes adequadas ajudará a atingir os objetivos e garantir o financiamento completo. Uma equipa de gestão competente é essencial para este processo.

As responsabilidades na gestão do projeto incluem apoiar o coordenador e o consórcio, gerir as operações diárias, organizar reuniões, coordenar relatórios, esclarecer dúvidas do consórcio e realizar as tarefas conforme estabelecido no plano do projeto.

Na Zabala Innovation, gerimos atualmente 36 projetos colaborativos do Horizon Europe, com um orçamento total superior a 180 milhões de euros. Também gerimos projetos financiados por outros programas europeus, como LIFE, Connecting Europe Facility (CEF), Innovation Fund e Interreg. A nossa equipa de especialistas ajuda a navegar por estes processos de forma eficaz.

Como gerir um projeto europeu?

Apresentamos um guia claro com os 10 passos chave para uma gestão eficaz:

1. 1. Preparar o Acordo de Consórcio: O Acordo de Consórcio define os direitos e responsabilidades de todos os parceiros do projeto. Abrange aspectos como a organização, a tomada de decisões, assuntos financeiros e propriedade intelectual. Este contrato privado deve ser assinado por todas as entidades participantes (incluindo entidades afiliadas e parceiros associados) antes do Acordo de Subvenção e baseia-se em modelos como DESCA ou MCARD-HEU.

1. 2. Preparar o Acordo de Subvenção: O consórcio, liderado pelo coordenador, negoceia e finaliza o Acordo de Subvenção com a Comissão Europeia. Este documento detalha atividades, duração, orçamento e responsabilidades do projeto. Estabelece as bases para o projeto e normalmente, é um processo que pode demorar até três meses.

1. 3. Organizar uma reunião de início do projeto: Uma vez assinado o Acordo de Subvenção, organize uma reunião de kickoff para começar oficialmente o projeto. Esta reunião, que dura entre dois e três dias, permite clarificar os objetivos, orçamento e prazos do projeto. Cada parceiro apresenta o seu papel, garantindo uma comunicação clara e alinhamento entre todos os membros.

1. 4. Supervisionar a execução do projeto: Realize o projeto conforme planeado, seguindo as metodologias, marcos e prazos estabelecidos. É essencial trabalhar ativamente para alcançar os objetivos do projeto.

1. 5. Organizar reuniões de gestão: Realizar reuniões regularmente é essencial para uma gestão eficaz de projetos colaborativos com vários parceiros:

• Assembleia Geral: Reuniões anuais com representantes de cada parceiro para rever o progresso e tomar decisões coletivas.
• Comissão Executiva: Reuniões trimestrais com o coordenador e os líderes dos pacotes de trabalho chave para guiar e supervisionar o progresso.

Assegure-se de documentar bem todas as reuniões e definir claramente os pontos de ação para que cada parceiro conheça as suas responsabilidades e prazos.

1. 6. Gerir adaptações e emendas: Os projetos podem precisar de ajustes. Se forem necessárias mudanças no plano, solicite uma emenda ao Acordo de Subvenção à Comissão Europeia para atualizar atividades, composição do consórcio, orçamentos ou prazos.

1. 7. Apresentar entregáveis e relatórios: Durante a execução do projeto, deve apresentar entregáveis e relatórios periódicos à Comissão Europeia que reflitam o progresso do projeto. Assegure-se de que cumprem os padrões de qualidade e estão alinhados com os objetivos do projeto. A equipa de gestão supervisiona e assegura a correta apresentação destes documentos.

1. 8. Realizar uma monitorização contínua: Durante o ciclo do projeto (geralmente entre 24 e 60 meses), verifique continuamente o progresso. Apresente regularmente relatórios técnicos e financeiros à UE para atualização do progresso do projeto, desafios e qualquer desvio do plano original. Além disso, o supervisor do projeto por parte da Comissão Europeia pode organizar reuniões de revisão com especialistas externos e participantes do projeto para avaliar como o projeto está a cumprir os seus objetivos. Nessas reuniões, garanta a apresentação clara do progresso e como está alinhado com o Acordo de Subvenção.

1. 9. Organizar um evento final: Ao concluir o projeto, organize um evento final para apresentar os resultados e partilhar os sucessos. Este evento é uma oportunidade para divulgar as conquistas e ampliar o impacto, além de fomentar o networking com as partes interessadas, incluindo parceiros do projeto, responsáveis políticos, representantes da indústria e investigadores.

1. 10. Redigir um relatório final: Nos 60 dias seguintes à conclusão do projeto, apresente os relatórios finais e quaisquer entregáveis pendentes através do portal da Comissão Europeia. Inclua a situação financeiros e certificados de auditoria para garantir a transparência e o uso adequado dos fundos.

Zabala Innovation, o seu parceiro especialista em gestão de projetos europeus

Na Zabala Innovation, somos especialistas, tanto na redação de propostas para garantir financiamento para projetos de inovação, como na gestão desses projetos financiados pela UE. Desde 2014, apoiámos mais de 500 projetos em diversos programas europeus. A nossa experiência abrange desde o 6.º Programa-Quadro (FP6) até ao atual Horizon Europe, bem como outros programas europeus como LIFE, o Connecting Europe Facility (CEF), o Innovation Fund e o Interreg, entre outros. A nossa experiência permite-nos oferecer um serviço especializado em Gestão de Projetos Europeus, assegurando o cumprimento das regulamentações e ajudando a alcançar os seus objetivos com sucesso.