Aspectos chave das auditorias em projetos financiados com fundos europeus

O financiamento de projetos através de programas europeus representa uma oportunidade muito valiosa para organizações e entidades de toda a Europa. A maioria destes projetos são colaborativos, realizados por consórcios formados por organizações de diferentes países da União Europeia (UE) ou países associados, sob a gestão de um coordenador de projeto. No entanto, este financiamento implica uma série de responsabilidades e obrigações, incluindo a possibilidade de ser auditado pela Comissão Europeia, mesmo após a conclusão do projeto.

Ao atribuir uma subvenção, é assinado um acordo de subvenção (em inglês, grant agreement), permitindo a execução do projeto. Assim, para assegurar um financiamento completo, é imprescindível cumprir todas as obrigações estabelecidas. A nossa experiência na Zabala Innovation, onde gerimos mais de 500 projetos europeus, ensinou-nos que estar devidamente preparados é fundamental para superar estes desafios.

O que é uma auditoria pela Comissão Europeia?

Uma auditoria da Comissão Europeia é um processo de revisão e verificação, normalmente a nível económico, embora também possam ser revistos aspetos técnicos ou de conformidade com as cláusulas assinadas no acordo de subvenção. O objetivo destas auditorias é garantir que os fundos atribuídos foram utilizados de forma adequada, em conformidade com as leis e regulamentos europeus que regem o acordo de subvenção.

As auditorias em projetos europeus são uma ferramenta essencial para assegurar a integridade, transparência e eficácia no uso dos fundos da UE, protegendo assim os interesses financeiros da União e garantindo que os projetos financiados proporcionem o valor esperado. Além disso, servem para extrair conclusões que permitam identificar áreas de melhoria na gestão dos projetos, o que pode levar a recomendações para melhorar a eficiência e eficácia na utilização dos fundos para quem desenvolve estratégias de financiamento nos diferentes programas europeus.

Estas auditorias podem ser realizadas pela própria Comissão Europeia ou por auditores externos designados pela mesma. Além disso, os beneficiários de fundos europeus podem ser auditados por outros organismos, como a Oficina Europeia de Luta contra a Fraude (OLAF, na sigla em inglês), o Ministério Público Europeu (EPPO, na sigla em inglês) ou o Tribunal de Contas Europeu (ECA, na sigla em inglês).

Quem pode ser objeto de uma auditoria da Comissão Europeia?

As auditorias podem ser realizadas tanto a nível de projeto como a nível de beneficiários e/ou entidades afiliadas. Outras entidades participantes no projeto, como entidades afiliadas, parceiros associados, terceiras partes que fornecem contribuições em espécie, subcontratantes e beneficiários de apoio financeiro a terceiros (FSTP, na sigla em inglês), podem também estar sujeitas a estes procedimentos. Por isso, é importante que nos acordos assinados com esses participantes, os beneficiários mencionem a possibilidade de serem auditados pela Comissão e a obrigação que essas terceiras partes têm de fornecer a informação que lhes for solicitada.

Quando pode ocorrer uma auditoria?

As auditorias em projetos europeus podem ser realizadas a qualquer momento durante a execução do projeto, a todos os beneficiários ou apenas a alguns deles. Além disso, após a conclusão do projeto e até vários anos depois, a Comissão pode solicitar a todos os beneficiários novos relatórios e esclarecimentos adicionais sobre a documentação apresentada.

Os acordos de subvenção costumam especificar um período durante o qual o beneficiário deve manter a documentação e estar preparado para uma possível auditoria. Este período pode variar, sendo de dois anos após o pagamento final no programa Horizonte Europa.

Como é uma auditoria da Comissão Europeia?

O processo de auditoria começa com o envio, através do portal, de uma carta pela Comissão Europeia informando o beneficiário correspondente do projeto(s) e o(s) período(s) que vão ser auditados. Também é indicado o nome da entidade que ficará encarregue deste procedimento, caso seja externa à Comissão, para que o beneficiário possa solicitar a escolha de outra entidade auditora, caso tenha algum conflito de interesses.

A revisão da documentação solicitada pode ser realizada tanto de forma telemática como através de visitas presenciais às instalações do beneficiário. Em qualquer caso, o beneficiário deve facilitar o acesso aos auditores a toda a documentação solicitada, fornecendo a informação completa no formato requerido e cumprindo os prazos estabelecidos. Se isto não for cumprido, existe o risco de rejeição de custos não justificados e de devolução de parte da ajuda recebida.

Uma vez concluído o processo, o beneficiário receberá, novamente através do portal, um rascunho do relatório de auditoria sobre o qual terá um prazo de 30 dias para enviar observações. Após este prazo, será elaborado o relatório de auditoria definitivo, que será enviado juntamente com a carta de conclusões da auditoria, onde serão definidas, se necessário, as ações a realizar (devolução de fundos, suspensão de pagamentos, sanções administrativas e/ou financeiras, etc.).

O que é revisto numa auditoria?

Durante uma auditoria, são revistos vários aspectos do projeto, incluindo:

• Documentação financeira: Verifica-se que todos os gastos estão devidamente contabilizados e que são elegíveis conforme os critérios estabelecidos para cada programa europeu.
• Cumprimento de objetivos: Avalia-se se o projeto cumpriu os objetivos e resultados esperados, revendo os relatórios e entregáveis realizados.
• Procedimentos de gestão: Revisam-se os procedimentos de gestão e controlo interno para assegurar que foram seguidas as práticas habituais da entidade.

É imprescindível manter registos e conservar os documentos justificativos para demonstrar que o projeto foi gerido e executado corretamente. Isto inclui manter registos sobre os gastos elegíveis e a contabilidade correspondente.

Consequências de uma auditoria a projeto europeu

Se forem detectadas irregularidades durante uma auditoria, a Comissão Europeia pode tomar várias medidas, que vão desde a solicitação de correções até à recuperação de fundos. Em casos graves, podem ser aplicadas sanções adicionais.

A possibilidade de uma auditoria pela Comissão Europeia é um aspeto importante a considerar ao gerir projetos financiados por programas europeus. Manter uma boa organização e documentação, assim como cumprir estritamente com os termos do acordo de subvenção, são fundamentais para assegurar uma auditoria bem-sucedida.

Na Zabala Innovation, gerimos atualmente 36 projetos colaborativos do Horizonte Europa, com um orçamento total superior a 180 milhões de euros. Também gerimos projetos financiados por outros programas europeus, como LIFE, Connecting Europe Facility (CEF), Innovation Fund e Interreg. A nossa equipa de especialistas pode ajuda-lo a cumprir os requisitos de gestão necessários, assegurar o cumprimento normativo e otimizar os resultados dos teus projetos.