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Gestão de projetos

Como pode evitar os erros mais comuns na gestão do seu projeto europeu?

erros na gestão de projetos europeus

A alegria de obter financiamento para um projeto num convite à apresentação de propostas financiado pela Comissão Europeia transforma-se rapidamente numa preocupação sobre como gerê-lo corretamente. Uma infinidade de perguntas surge na mente dos parceiros, resumindo-se numa grande questão: como evitar cometer erros na gestão de projetos europeus?

Sem dúvida, o maior receio é a justificação das despesas. Esquecer o melhor valor pelo dinheiro (ou cair na chamada compra aleatória), não calcular corretamente as despesas de pessoal, desconhecer as regras de amortização de equipamentos, não incluir o IVA dedutível ou apresentar faturas não elegíveis no período de reporte de despesas são apenas alguns exemplos. A seguir, detalhamos alguns dos erros mais comuns e como evitá-los.

Cinco erros na gestão de projetos europeus

Esquecer a melhor relação qualidade-preço

Neste caso, realizam-se aquisições sem considerar adequadamente a relação entre o custo e os benefícios do que está a ser comprado. Para evitar custos ineficientes e a falta de cumprimento das normas europeias decorrentes deste erro, deve-se seguir um processo de seleção e avaliação adequado para garantir que os bens ou serviços adquiridos oferecem o melhor valor possível em termos de qualidade, eficiência e custo.

Imputar os custos totais de um equipamento quando deveriam incluir-se apenas os custos de amortização

Os custos elegíveis devem estar alinhados com as práticas contabilísticas habituais da empresa. Por isso, é fundamental consultar o contabilista ou responsável financeiro para garantir que os custos dos equipamentos estão a ser imputados corretamente e evitar incluir custos que não são elegíveis.

Não conservar sempre evidências das viagens realizadas

Não, a foto do consórcio completo durante uma reunião, por si só, não é considerada evidência da viagem realizada para participar nela. É melhor incluir uma lista com a assinatura dos participantes, mostrar a agenda do evento e guardar os folhetos da conferência, se existirem. Estes elementos servirão de apoio para demonstrar que as viagens foram necessárias e evitar que sejam consideradas não elegíveis.

Incluir o IVA dedutível

Um erro muito comum é aplicar e incluir o IVA dedutível nas justificações dos projetos. Este imposto não é elegível, uma vez que a empresa pode recuperá-lo a nível estatal. Por isso, é fundamental excluir o IVA das faturas, imputando apenas a parte restante.

Não apresentar as evidências das horas trabalhadas

É crucial guardar e manter os registos das horas de todas as pessoas dedicadas ao projeto. A nossa recomendação é elaborar mensalmente folhas de horas (timesheets) que devem ser assinadas pelo trabalhador e pelo seu responsável.

A lista de erros pode ser ampliada quando existem desvios técnicos e alterações em relação ao que foi originalmente assinado no acordo de subvenção, o que leva ao longo e por vezes tedioso processo de uma emenda.

O nosso papel

“Gerir um projeto europeu pode ser um desafio, mas com a preparação e o enfoque certos, é possível evitar os erros mais comuns e garantir o sucesso do projeto”, sublinha Cristina Catalina, responsável por Projetos Europeus para França, na Zabala Innovation. “A nossa consultora compromete-se a oferecer o apoio e a orientação necessários para que os projetos dos nossos clientes não só cumpram as expectativas e os requisitos estabelecidos pela Comissão Europeia em cada convocatória, mas também contribuam para o desenvolvimento sustentável e competitivo das suas organizações”, acrescenta.

Aproveitar as oportunidades que as convocatórias europeias oferecem requer uma abordagem meticulosa e estratégica. Ao seguir estas recomendações e contar com o apoio adequado, poderá navegar pelo complexo panorama do financiamento europeu com confiança e eficácia, garantindo que cada passo do processo esteja alinhado com os objetivos e normas da União Europeia. Assim, poderá centrar-se no que realmente importa: executar um projeto inovador que gere um impacto positivo no seu setor e na sociedade europeia.