Alterações em projetos europeus e como geri-las

No contexto dos projetos europeus, manter a integridade do financiamento e da execução do projeto frequentemente exige flexibilidade. Estas adaptações, conhecidas como alterações ou amendments, são modificações formais no Grant Agreement o Acordo de Subvenção. As alterações em projetos europeus geralmente tornam-se necessárias quando ocorrem mudanças significativas no projeto, como a inclusão de novos parceiros, revisão de orçamento ou alterações nas atividades previstas.

Na Zabala Innovation, já gerimos mais de 500 projetos europeus e entendemos as complexidades associadas a essas mudanças. Com a nossa vasta experiência na gestão de alterações, garantimos que os nossos clientes estejam bem preparados e que o processo decorra em total conformidade com as formalidades exigidas, preservando os objetivos do projeto e assegurando a continuidade do financiamento.

O que são alterações em projetos europeus?

Uma alteração é uma modificação oficial do Acordo de Subvenção ou dos seus anexos, sendo este o contrato que regula o financiamento e a execução de um projeto europeu. Este processo é realizado através do Portal de Financiamento e Candidaturas (Funding & Tenders Portal) e requer a aprovação tanto do consórcio do projeto como da autoridade concedente da União Europeia (UE).

Quando é necessária uma alteração?

As alterações podem ser necessárias em diferentes circunstâncias para assegurar que o projeto continue alinhado com os seus objetivos originais. Na Zabala Innovation, apoiamos as organizações durante este processo, garantindo transições fluídas e eficientes. Exemplos de situações comuns que requerem uma alteração incluem:

• Mudança de coordenador: A substituição do beneficiário coordenador deve ser formalizada através de uma alteração.
• Novos beneficiários: A inclusão de novos parceiros (incluindo entidades afiliadas ou parceiros associados) exige uma modificação no Acordo de Subvenção.
• Modificações orçamentais: Embora alguns ajustes orçamentais possam ser realizados sem necessidade de alteração, alterações significativas devem ser formalizadas.
• Alterações na duração do projeto: Caso seja necessário ajustar o calendário do projeto (data de início, duração ou períodos de reporte), o Acordo de Subvenção deve ser atualizado para refletir essas alterações.

Quando não é necessária uma alteração?

Em geral, não são necessárias alterações nas seguintes situações:

• Transferências orçamentais (entre parceiros ou categorias de custo) dentro dos limites de flexibilidade permitidos pelo Acordo de Subvenção (artigo 5.5).
• Mudanças no nome ou na morada de um participante, que podem ser atualizadas diretamente no Registo de Participantes.
• Fusões ou aquisições de participantes, também geridas diretamente no Registo de Participantes.
• Atrasos na execução de pacotes de trabalho, desde que não afetem a duração total do projeto nem a entrega de resultados ou marcos (milestones).

Como iniciar uma alteração?

Para submeter uma alteração através do Portal de Financiamento e Candidaturas, devem seguir-se os seguintes passos:

• Preparação: Antes de iniciar uma alteração, reúna toda a documentação necessária e consulte o responsável do projeto na UE. Na Zabala Innovation, trabalhamos em estreita colaboração com os coordenadores para assegurar que a documentação esteja completa e precisa.
• Início da alteração: O coordenador do projeto deve iniciar o pedido no portal.
• Preparação da alteração: Introduza os detalhes da alteração, incluindo justificações e documentos de apoio, no sistema. Embora o consórcio possa colaborar na preparação, apenas o coordenador pode submeter e assinar o pedido.
• Consulta com a autoridade concedente: O pedido é enviado à autoridade para uma revisão informal.
  Assinatura e submissão: Após aprovação, o coordenador assina e submete formalmente a alteração para avaliação.
• Avaliação formal: A autoridade concedente dispõe de 45 dias para aprovar ou rejeitar o pedido.
• Entrada em vigor: Se aprovada, a alteração é incorporada ao Acordo de Subvenção. Se rejeitada, o consórcio recebe uma notificação formal. A alteração entra em vigor na data de assinatura pela autoridade concedente ou na data indicada no documento.

A autoridade concedente da UE também pode propor alterações. Neste caso, o pedido é preparado e assinado eletronicamente no sistema. O consórcio é notificado por email, e o coordenador deve assinar em nome do consórcio.

Dicas para uma gestão eficaz

Gerir alterações é fundamental para que projetos europeus possam adaptar-se a novas circunstâncias sem perder de vista os seus objetivos originais. Apesar da complexidade do processo, uma boa preparação e gestão proativa permitem realizar ajustes que garantam a continuidade do projeto e o cumprimento do Acordo de Subvenção.

Para uma gestão eficaz, é essencial documentar todas as decisões e alterações propostas, facilitando a preparação de futuras alterações e servindo como referência em auditorias. Antes de apresentar qualquer alteração, é importante avaliar cuidadosamente o impacto no orçamento, no calendário e nos resultados esperados do projeto.

Na submissão de alterações, clareza e concisão são fundamentais. Justificações bem elaboradas e informações completas ajudam a autoridade concedente a tomar decisões informadas. Após a submissão, é crucial acompanhar o progresso do pedido e resolver rapidamente quaisquer problemas.

Neste contexto, contar com uma equipa especializada, como a Zabala Innovation, pode ser determinante para superar com sucesso os desafios administrativos e técnicos. A experiência adquirida em programas como Horizonte Europa, LIFE ou CEF permite-nos apoiar organizações na gestão eficiente de alterações, minimizando riscos e otimizando o desenvolvimento dos projetos.