Como gerir projetos financiados pelo Innovation Fund

O programa Innovation Fund da União Europeia é um dos programas mais importantes para financiar projetos que promovam uma indústria de baixo carbono. Obter o financiamento é uma grande conquista, mas é apenas o primeiro passo. A verdadeira chave do sucesso está na gestão eficaz do projeto durante toda a sua execução.

Neste artigo, oferecemos um guia completo sobre como gerenciar projetos financiados pelo programa Innovation Fund, destacando as chaves para garantir a conformidade com os requisitos e assegurar que os recursos estejam alinhados com o progresso das atividades.

O que fazer após conseguir o financiamento?

Parabéns por ter conseguido o financiamento! Mas e agora? A aprovação do projeto é um passo importante, mas o caminho até os resultados esperados ainda precisa ser percorrido. Se você fez um bom trabalho durante a fase de preparação da proposta, terá uma base sólida para a execução. No entanto, o sucesso não é garantido apenas com a aprovação; a gestão contínua e o cumprimento rigoroso dos requisitos estabelecidos são cruciais para assegurar o avanço adequado do projeto.

Em primeiro lugar, uma comunicação eficaz com a Agência Executiva Europeia para o Clima, Infraestruturas e Ambiente (CINEA) é essencial para garantir que o projeto avance conforme o previsto. Isso inclui:

• Entrega pontual dos entregáveis.
• Notificação à CINEA de qualquer desvio na implementação do projeto.
• Participação em reuniões periódicas de acompanhamento propostas pela CINEA.
• Como os períodos de reporte no Innovation Fund costumam ser longos, a CINEA normalmente propõe reuniões periódicas de acompanhamento nas quais o consórcio apresenta o progresso das diferentes atividades.

Na Zabala Innovation, preparamos e acompanhamos essas reuniões para garantir o cumprimento dos requisitos da CINEA. A transparência é fundamental para manter a confiança da Comissão Europeia e assegurar a continuidade do financiamento.

Como gerenciar um projeto Innovation Fund?

Devido à complexidade e à envergadura dos projetos financiados pelo Innovation Fund, sua gestão exige acompanhamento contínuo. O programa requer a elaboração de numerosos entregáveis, bem como relatórios de progresso (semestrais ou anuais) nas diferentes fases do projeto, para relatar as atividades realizadas no período de referência.

Na Zabala Innovation, temos um modelo de gestão flexível que se adapta aos tempos e cargas do projeto, assegurando que os entregáveis sejam elaborados de maneira eficiente e conforme os requisitos.

Desde os marcos iniciais de Financial Close e construção, que exigem numerosos relatórios e planos detalhados, até os marcos de operação do projeto, nossa equipe está preparada para oferecer o suporte necessário.

Contamos ainda com uma equipe financeira especializada no Innovation Fund, que pode ajudar na revisão do Relevant Cost Calculator (Excel de informação financeira elaborado pela CINEA, enviado na proposta) e do modelo financeiro privado, assegurando que ambos estejam alinhados com a metodologia de custos relevantes do programa.

A gestão administrativa no Innovation Fund

Como em todo projeto europeu, a gestão administrativa é um requisito essencial para garantir que os recursos sejam utilizados de forma otimizada e que os objetivos do projeto sejam alcançados.

Como o financiamento do Innovation Fund se baseia no modelo lump sum, sua gestão financeira e administrativa é, à primeira vista, simplificada. Contudo, isso não significa que as exigências sejam menores, já que é necessário elaborar diversos relatórios e entregáveis que comprovem a realização dos marcos para continuar recebendo o financiamento. Assim, mesmo não sendo necessário manter registros específicos dos custos reais incorridos, será preciso fornecer todas as informações que possam ser solicitadas para verificar a elegibilidade dos custos lump sum declarados.

Além disso, os beneficiários devem manter os registros e demais documentos originais que comprovem a correta execução do projeto, os quais poderão ser solicitados até 5 anos após a finalização do projeto.

Na Zabala Innovation, trabalhamos com o modelo de financiamento lump sum desde o programa H2020. Nossa equipe ajudará você a gerenciar e garantir o financiamento lump sum de forma eficiente, assegurando que seu projeto cumpra seus marcos e entregue resultados no prazo.

Períodos de reporte: o que deve conter seu relatório para cumprir os requisitos?

O programa Innovation Fund exige relatórios periódicos sobre o estado do projeto, que são fundamentais para receber os pagamentos acordados da subvenção. Esses relatórios devem incluir aspectos técnicos e operacionais, financeiros e de impacto ambiental. Especificamente, durante os marcos de operação do projeto, é necessário demonstrar como o projeto contribui para a redução das emissões de gases de efeito estufa (GEE) e para a transição rumo à neutralidade climática.

Conteúdo chave dos relatórios periódicos:

• Aspectos técnicos: progresso na implementação de tecnologias inovadoras Net Zero e principais conquistas, resultados e impactos até o momento.
• Aspectos operacionais, incluindo licenças, aspectos ambientais, de segurança e saúde.
• Aspectos financeiros: relatório dos aspectos financeiros e econômicos (ex.: custos relevantes, rentabilidade, etc.).
• Impacto ambiental: relatório da estimativa do potencial de emissões GEE evitadas (plano de monitoramento e emissões GEE evitadas alcançadas).

O que acontece se o projeto não avançar como esperado?

Como em qualquer projeto de grande escala, a gestão de riscos é fundamental e deve ser realizada continuamente ao longo de todo o projeto. No entanto, se houver mudanças substanciais ou importantes em relação ao Grant Agreement (por exemplo, alterações que afetem os resultados do projeto, atrasos ou desvios no cronograma), existem opções para realizar alterações (amendments) ao acordo. Se um problema técnico ou operacional impedir que uma fase do projeto avance conforme o previsto e não seja possível alcançar um marco financeiro, você poderá solicitar uma extensão do prazo do projeto.

É crucial abordar essas questões com antecedência, comunicar quaisquer desvios de forma transparente e trabalhar em estreita colaboração com a CINEA para garantir que as alterações sejam aceitas sem comprometer o financiamento.

O valor do acompanhamento especializado

Na Zabala Innovation, podemos ajudá-lo a gerenciar seu projeto financiado pelo Innovation Fund com sucesso, oferecendo um acompanhamento contínuo durante todo o ciclo do projeto.

Conhecemos profundamente os desafios e exigências desse programa. Já apresentamos mais de 90 projetos desde a primeira chamada e conseguimos mais de 1,175 bilhões de euros para nossos clientes.

Não deixe nada ao acaso; garanta a conformidade e a eficiência operacional do seu projeto.

Entre em contato conosco e vamos conversar!